Procédure de demande

ÉVÉNEMENT PRÉSENTÉ SUR UNE PROPRIÉTÉ DE LA VILLE DE SAGUENAY

Afin de guider les promoteurs dans l’organisation de leur événement sur le domaine public, cette section regroupe l’information sur les étapes à suivre pour déposer une demande d’événement à la Ville de Saguenay.

Pour tout événement organisé sur une propriété municipale, c’est-à-dire les parcs, les édifices municipaux, les rues, les pistes cyclables, etc., le promoteur doit se conformer aux procédures applicables. Le comité de soutien aux événements constitue la porte d’entrée unique pour déposer une demande de soutien logistique et obtenir l’ensemble des autorisations nécessaires.

Veuillez vous référer à la section procédure de demande.

ÉVÉNEMENT PRÉSENTÉ DANS UN LIEU PRIVÉ

Lorsque l’événement est organisé dans un lieu privé, aucune autorisation du comité de soutien aux événements est nécessaire. Une entente doit d’abord être prise avec le propriétaire des lieux. Par la suite, l’organisation doit communiquer directement avec la Division des permis, programmes et inspections pour obtenir un permis d’activité provisoire. De plus, elle doit s’assurer de se conformer à la réglementation applicable.

  • Demande préliminaire

    Pour organiser un événement offert à la population sur une propriété municipale, le promoteur doit obtenir l’autorisation du comité de soutien aux événements. Pour ce faire, le formulaire 1 (ci-dessous) doit être complété et transmis au plus tard six mois avant la tenue des activités. Ce délai est requis pour permettre l’analyse du dossier. Le formulaire doit être complété obligatoirement pour toute nouvelle demande d’événement.

    Les formulaires doivent être téléchargés et enregistrés sur votre poste de travail AVANT D'ÊTRE COMPLÉTÉ. Cette étape vous permettra d'enregistrer le formulaire complété sur votre poste de travail.
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  • Demande d’autorisation et de soutien

    Suite à l'acceptation de votre demande préliminaire par la Ville, le Formulaire 2 (ci-dessous) devra être complété et être transmis au comité de soutien aux événements au plus tard deux mois avant le début de l’événement. Ce délai est requis afin de permettre l’analyse des besoins logistiques de l’événement et de préparer les demandes d’autorisations, la réservation du matériel, la coordination logistique entre les divers services municipaux, etc.

    *Une demande reçue après la date limite pourrait être acceptée selon la disponibilité des ressources. En raison des délais, certaines autorisations pourraient ne pas être accordées.

    Afin que la demande en soutien soit recevable, les documents suivants doivent être joints au formulaire :

    • L'ensemble des plans requis (aménagement global, aménagement de chapiteau, circuit, etc.);
    • Une attestation d'assurance responsabilité civile minimale de 2 millions de dollars pour toute la durée de l'occupation du site. Cette assurance doit protéger la Ville de Saguenay en la désignant comme assurée additionnelle. Selon la nature de l'événement, une couverture de 5 millions de dollars pourrait être exigée.

    Les demandes doivent être transmises de l’une ou l’autre des manières suivante :

    Par la poste

    Service de la culture, des sports et de la vie communautaire
    A/S Comité de soutien aux évènements
    1910, rue du Centre, C.P. 2000
    Jonquière (QC)  G7X 7W7

    Par courriel

    evenements@ville.saguenay.qc.ca

    Par télécopieur

    418 699-6095

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